1.1 Nämä yleiset käyttöehdot (”Käyttöehdot”) soveltuvat Haloi Oy:n (”Toimittaja”) tuottamaan Repdek-palveluun (”Palvelu”) ja sen käyttöön.
1.2 Toimittajan kanssa Palvelua koskevan sopimuksen (”Sopimus”) tekevä oikeushenkilö jäljempänä ”Yritysasiakas” ja luonnollinen henkilö jäljempänä ”Henkilöasiakas”, kumpikin jäljempänä myös ”Asiakas”. Toimittaja ja Asiakas jäljempänä myös erikseen ”Sopijapuoli” ja yhdessä ”Sopijapuolet”.
2.1 Asiakas solmii Toimittajan kanssa Palvelua koskevan Sopimuksen Toimittajan verkkosivuilla https://repdek.com (“Verkkosivut”) saatavilla olevan prosessin mukaisesti.
2.2 Sopimus koostuu seuraavista dokumenteista, joista jokainen on olennainen ja erottamaton osa Sopimusta:
2.2.1 Repdek-palvelun henkilötietojen käsittelysopimus; ja
2.2.2 Nämä Käyttöehdot.
2.3 Edellä kuvattuja dokumentteja sovelletaan siten, että ristiriitatilanteessa pienempinumeroista dokumenttia sovelletaan ensisijaisesti suurempinumeroiseen dokumenttiin nähden.
3.1 Palvelun ominaisuudet ja toiminnallisuudet on kuvattu Verkkosivuilla. Toimittaja tarjoaa Palvelun olennaisesti Verkkosivuilla kuvatun ja Sopimuksessa sovitun mukaisesti.
3.2 Palvelua käyttävä Yritysasiakas käyttää Palvelua ensisijaisesti siten, että Palvelu kytketään Yritysasiakkaan asiakkuudenhallintajärjestelmään (CRM). Yritysasiakas voi hyödyntää Palvelua liiketoimintansa organisoimiseksi ja kehittämiseksi. Yritysasiakas voi pyytää Henkilöasiakkaita linkittämään tilinsä Yritysasiakkaan tiliin.
3.3 Henkilöasiakas voi käyttää Palvelua ensisijaisesti oman työsuorituksensa seuraamiseen sekä suoriutumisen osoittamiseen. Henkilöasiakkaan tili voidaan linkittää Yritysasiakkaan tiliin, mikäli Henkilöasiakas on Yritysasiakkaan palveluksessa ja Henkilöasiakas tähän Yritysasiakkaan pyynnön saatuaan suostuu. Henkilöasiakkaan lopettaessa työnsä Yritysasiakkaan palveluksessa linkitys Henkilöasiakkaan tilin ja Yritysasiakkaan tilin välillä puretaan. Selvyyden vuoksi todetaan, että molempien tilit jäävät kuitenkin voimaan Palveluun, ellei niitä ole erikseen irtisanottu.
3.4 Toimittaja varaa oikeuden tehdä milloin tahansa muutoksia Palveluun. Mikäli Toimittajan tekemällä muutoksella on haitallinen vaikutus sovittuun Palvelun sisältöön tai palvelutasoon, Toimittajan on ilmoitettava Asiakkaalle tällaisesta muutoksesta vähintään kolmekymmentä (30) päivää ennen muutoksen voimaantuloa. Tällöin Asiakkaalla on oikeus irtisanoa Sopimus päättymään muutoksen voimaantulopäivänä.
3.5 Toimittajalla on aina oikeus, ilmoittamatta asiasta erikseen Asiakkaalle, tehdä Palveluun muutoksia, jotka (a) koskevat tai liittyvät Palvelun tuotantoympäristöön ja joilla ei ole haitallista vaikutusta sovittuun Palvelun sisältöön tai palvelutasoon, (b) ovat välttämättömiä Palvelua koskevan tietoturvariskin torjumiseksi, tai (c) johtuvat laista tai viranomaisen määräyksestä.
4.1 Toimittaja pyrkii kaupallisesti kohtuullisin toimenpitein pitämään Palvelun saatavilla kaksikymmentäneljä (24) tuntia vuorokaudessa, seitsemän (7) päivää viikossa, mutta ei takaa Palvelun saatavilla oloa minään tiettynä ajan hetkenä. Asiakas hyväksyy ja ymmärtää, että Palvelu tarjotaan ”sellaisena kuin se on”.
4.2 Toimittajalla on lisäksi oikeus keskeyttää Palvelun toimittaminen kohtuulliseksi ajaksi, jos tämä on tarpeen Palvelun vaatiman asennuksen, muutoksen tai ylläpitotyön suorittamiseksi tai jos keskeytys johtuu yleisen viestintäverkon asennus-, muutos- tai ylläpitotöistä.
5.1 Asiakas käyttää Palvelua aina Sopimuksen ehtojen mukaisesti. Asiakas sitoutuu olemaan käyttämättä Palvelua lainvastaiseen, hyvän tavan vastaiseen taikka muiden oikeuksia loukkaavaan toimintaan.
5.2 Asiakas on vastuussa Palvelun käyttöä varten tarvittavista omista laitteistaan, tietojärjestelmistä, sovelluksista, rajapinnoista ja ohjelmistoista sekä niiden tietoturvasta.
5.3 Yritysasiakas vastaa siitä, että sen käyttämä asiakkuudenhallintajärjestelmä tarjoaa käyttöön rajapinnat, joita Palvelu tukee. Yritysasiakas vastaa siitä, että tietojen haku sen asiakkuudenhallintajärjestelmästä ei loukkaa järjestelmän käyttöoikeusehtoja.
5.4 Yritysasiakas vastaa siitä, että tietojen haku sen asiakkuudenhallintajärjestelmästä tapahtuu soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Yritysasiakas vastaa lisäksi siitä, että sen palveluksessa olevan Henkilöasiakkaan tiliä ei linkitetä Yritysasiakkaan tiliin soveltuvan lainsäädännön, kuten esimerkiksi työsuojelua koskevan lainsäädännön vastaisesti.
6.1 Toimittajan Palveluun kulloinkin soveltama hinnasto on saatavilla Verkkosivuilla. Selvyyden vuoksi todetaan, että Palvelun käyttö voi tietyissä käyttötapauksissa olla maksutonta.
6.2 Ellei Toimittajan hinnastossa ole toisin ilmoitettu, Palvelua koskevat maksut laskutetaan kuukausittain etukäteen.
6.3 Ellei toisin ole mainittu, kaikki hinnat on ilmoitettu ilman arvonlisäveroa. Mikäli maksua ei veloiteta välittömästi ja Asiakkaalle lähetetään erillinen lasku, maksuehto on neljätoista (14) päivää laskun päivämäärästä. Viivästyskorko on Korkolain (1982/633) mukainen.
7.1 Kaikki Palveluun liittyvät immateriaalioikeudet kuuluvat yksin Toimittajalle tai kolmansille osapuolille. Asiakkaalle tässä Sopimuksessa nimenomaisesti annettua Palvelua koskevaa käyttöoikeutta lukuun ottamatta Asiakkaalle ei anneta mitään oikeuksia Palveluun tai siihen liittyviin immateriaalioikeuksiin.
7.2 Asiakas saa rajoitetun, ei-yksinomaisen, siirtokelvottoman ja ei-alilisensoitavan oikeuden käyttää Palvelua Sopimuksen voimassaoloaikana Sopimuksen mukaisiin tarkoituksiin.
7.3 Kaikki immateriaalioikeudet, dataan, jonka Asiakas on ladannut Palveluun tai luonut Palvelussa (“Asiakasdata”) kuuluvat yksin Asiakkaalle. Toimittajalla on kuitenkin oikeus luoda Yritysasiakkaan Asiakasdatasta sisältöä Yritysasiakkaan tiliin kytkettyjen Henkilöasiakkaiden tileihin, mitä sisältöä Henkilöasiakkaat voivat myös käyttää omiin tarkoituksiinsa. Yritysasiakas ymmärtää ja hyväksyy, että tällainen Henkilöasiakkaan tiliin luotu tieto on kyseisen Henkilöasiakkaan Asiakasdataa luontihetkestä lähtien, vaikka tieto perustuisi Yritysasiakkaan Asiakasdataan. Selvyyden vuoksi todetaan, että Toimittaja ei itsenäisesti luo Henkilöasiakkaan tiliin sellaista Asiakasdataa, joka sisältäisi Yritysasiakkaan Luottamuksellista Tietoa.
7.4 Asiakas antaa Toimittajalle maailmanlaajuisen, ei-yksinomaisen, maksuttoman, siirrettävissä olevan oikeuden käyttää Asiakasdataa Palvelun tuottamiseksi Sopimuksen voimassaoloaikana.
8.1 Toimittaja sitoutuu puolustamaan omalla kustannuksellaan Asiakasta sellaisia kolmansien osapuolen väitteitä ja vaatimuksia vastaan, joissa väitetään Palvelun rikkovan Euroopan Talousalueella voimassa olevia kolmannen osapuolen Immateriaalioikeuksia, edellyttäen että Asiakas:
8.1.1 ilmoittaa Toimittajalle asiasta välittömästi vastaanotettuaan tällaisen väitteen;
8.1.2 antaa Toimittajalle maksutta kaiken saatavilla olevan tiedon, tarvittavat valtuutukset ja avun;
8.1.3 antaa Toimittajalle yksinoikeuden käyttää asiassa puhevaltaa; ja
8.1.4 ei hyväksy asiassa mitään sovintoa tai muuta toimenpidettä ennen toimivaltaisen tuomioistuimen tai välimiestuomioistuimen lopullista päätöstä ilman, että tähän on Toimittajan nimenomainen kirjallinen ennakkosuostumus.
8.2 Jos Asiakas on toiminut edellä sovitun mukaisesti, Toimittaja maksaa sovitut taikka toimivaltaisen tuomioistuimen tai välimiestuomioistuimen lopullisesti päättämät korvaukset väitteen tehneelle kolmannelle osapuolelle.
8.3 Mikäli Toimittaja perustellusti katsoo, että Palvelu loukkaa tai voi loukata kolmannen osapuolen oikeuksia, Toimittajalla on oikeus omalla kustannuksellaan ja valintansa mukaan (a) hankkia Asiakkaalle oikeus jatkaa Palvelun käyttöä, (b) korvata Palvelu toisella, tai (c) muokata Palvelua siinä laajuudessa kuin on välttämätöntä oikeudenloukkauksen välttämäseksi, kuitenkin siten, että korvatun tai muokatun Palvelun on olennaisilta osiltaan vastattava tässä Sopimuksessa sovittua.
8.4 Jos mikään kohdassa 8.3 annetuista vaihtoehdoista ei ole saatavilla Toimittajalle kaupallisesti kohtuullisilla ehdoilla ja/tai ilman merkittävää ajankäyttöä, Toimittajalla on oikeus päättää Sopimus kokonaan tai osittain Toimittajan ilmoittaman irtisanomisajan päätyttyä. Irtisanomisajan päättyessä Asiakas sitoutuu lopettamaan Palvelun käytön ja Toimittaja sitoutuu palauttamaan Asiakkaalle irtisanotusta Palvelusta maksetut palvelumaksut vähennettynä summalla, joka vastaa sitä aikaa, jolloin Palvelu oli Asiakkaan käytettävissä
8.5 Tämä kohdan 8 mukainen vastuu immateriaalioikeuksista ei kuitenkaan koske, eikä Toimittaja ole vastuussa mistään väitteestä, joka (a) tehdään Asiakkaan konserniyhtiön toimesta; (b) johtuu Asiakkaan tai kolmannen osapuolen Palveluun tekemästä tai Palveluun vaikuttavasta muutoksesta; (c) johtuu Asiakkaan tai Asiakkaan määräysvallan alla olevan kolmannen osapuolen määräyksen, vaatimuksen tai ohjeistuksen noudattamisesta; (d) johtuu Palvelun käytöstä yhdessä muun kuin Toimittajan kehittämän tai toimittaman ohjelmiston, laitteen tai tuotteen kanssa tai (e) olisi voitu välttää käyttämällä Palvelusta viimeisintä versiota, jonka Toimittaja on antanut Asiakkaan saataville.
8.6 Toimittajan vastuu immateriaalioikeuksien loukkauksesta rajoittuu tässä kohdassa 8 sovittuun.
9.1 Mikäli Asiakas lataa Palveluun muita henkilötietoja kuin itseään koskevat henkilötiedot, Asiakas on rekisterinpitäjä kaikille tällaisille henkilötiedoille. Toimittaja käsittelee henkilötietoja Asiakkaan puolesta ja Asiakkaan hyväksi Sopimukseen liitetyn Henkilötietojen käsittelysopimuksen ehtojen mukaisesti.
9.2 Selvyyden vuoksi todetaan, että Toimittaja kerää Asiakasta koskevia henkilötietoja oman, Verkkosivuilla saatavilla olevan tietosuojaselosteensa mukaisesti.
10.1 Kaikki Asiakasdatan tallentamiseen ja käsittelyyn käytetyt tuotantotilat noudattavat kohtuullisia turvallisuuskäytäntöjä, jotka ovat tasoltaan vähintään yhtä turvaavia kuin turvallisuuskäytännöt, joita Toimittaja soveltaa omaan vastaavan tasoisen tietonsa tallentamiseen ja käsittelyyn.
10.2 Toimittaja käyttää Asiakasdatan käsittelyyn Euroopan Talousalueella sijaitsevia palvelukeskuksia.
10.3 Toimittaja huolehtii Palvelun ja siellä olevien tietojen varmuuskopioinnista tavanomaisten käytäntöjensä mukaisesti. Asiakas on kuitenkin yksin vastuussa omien tietojensa, mukaan lukien kaiken Asiakasdatan, asianmukaisesta varmuuskopioinnista, sekä sen varmistamisesta, että Toimittajan käytännöt tarjoavat asianmukaisen varmuuskopioinnin tason Asiakkaan tarpeet huomioon ottaen.
10.4 Toimittaja säilyttää Yritysasiakkaan Asiakasdatan satakahdeksankymmentä (180) päivää sanotun Asiakasdatan luontipäivästä lähtien. Henkilöasiakkaan Asiakasdataa säilytetään niin kauan kuin Asiakas on Palvelun käyttäjä.
10.5 Sopimuksen päättyessä mistä tahansa syystä Toimittajalla on oikeus poistaa Asiakasdata.
11.1 Kumpikin Sopijapuoli sitoutuu pitämään luottamuksellisena toiselta Sopijapuolelta saamansa aineistot ja tiedot, jotka on merkitty luottamuksellisiksi tai jotka on ymmärrettävä luottamuksellisiksi (“Luottamuksellinen Tieto”), sekä olemaan käyttämättä tällaista Luottamuksellista Tietoa muihin kuin Sopimuksen mukaisiin tarkoituksiin. Selvyyden vuoksi todetaan, että Asiakasdata on Luottamuksellista Tietoa.
11.2 Tämä salassapitovelvoite ei kuitenkaan koske aineistoa ja tietoa, (a) joka on tai myöhemmin tulee yleisesti saataville tai muuten julkiseksi; (b) jonka vastaanottava Sopijapuoli on saanut kolmannelta osapuolelta ilman salassapitovelvoitetta; (c) joka on ollut oikeutetusti vastaanottavan Sopijapuolen hallussa ilman siihen liittyvää salassapitovelvoitetta ennen saman tiedon vastaanottamista luovuttavalta Sopijapuolelta; (d) jonka Sopijapuoli on itsenäisesti kehittänyt hyödyntämättä miltään osin toiselta Sopijapuolelta vastaanotettua Luottamuksellista Tietoa; tai (e) jonka Sopijapuoli on velvollinen luovuttamaan pakottavan lain tai tuomioistuimen tai toimivaltaisen viranomaisen määräyksen perusteella. Toimittajalla on lisäksi oikeus paljastaa Asiakasdata kolmansille osapuolille Asiakkaan erillisestä pyynnöstä, mikä pyyntö voidaan tehdä Palvelun ominaisuuksia hyödyntäen, kuten esimerkiksi linkitettäessä Henkilöasiakkaan tili Yritysasiakkaan tiliin.
11.3 Kummankin Sopijapuolen tulee viipymättä Sopimuksen päätyttyä tai kun Sopijapuoli ei enää tarvitse kyseistä Luottamuksellista Tietoa Sopimuksen mukaisten velvollisuuksien ja oikeuksien täyttämistä varten, lopetettava toiselta Sopijapuolelta saadun Luottamuksellisen Tiedon käyttö ja elleivät Sopijapuolet erikseen sovi Luottamuksellisen Tiedon tuhoamisesta, palautettava Luottamuksellinen Tieto (sekä sen kopiot) toiselle Sopijapuolelle. Sopijapuolella on kuitenkin oikeus säilyttää lain tai viranomaismääräysten edellyttämät kopiot.
11.4 Tässä mainitusta salassapitovelvoitteesta huolimatta Sopijapuolella on oikeus käyttää Sopimuksen täytäntöönpanon yhteydessä hankittua yleistä ammattitaitoa ja kokemusta.
11.5 Luottamukselliseen Tietoon liittyvät oikeudet ja velvollisuudet jäävät voimaan Sopimuksen päättymisen jälkeenkin siihen asti, kunnes on kulunut kolme (3) vuotta Sopimuksen päättymisestä mistä tahansa syystä. Toimittajan tulee pitää Asiakasdata luottamuksellisena pysyvästi.
12.1 Sopijapuolen Sopimukseen perustuva kokonaisvastuu toista Sopijapuolta kohtaan rajoittuu (i) määrään, joka vastaa Asiakkaan Toimittajalle vaateen perusteena olevaa tapahtumaa edeltävän kuuden (6) kuukauden aikana Palvelusta maksamia arvonlisäverottomia palvelumaksuja tai (ii) sataan (100) euroon, sen mukaan kumpi määrä on korkeampi.
12.2 Sopijapuoli ei vastaa välillisestä tai epäsuorasta vahingosta kuten esimerkiksi saamatta jääneestä voitosta, liikevaihdosta tai liiketoiminnasta, vahingosta, joka johtuu liikevaihdon tai tuotannon vähentymisestä, tai tietojen menetyksestä, muuttumisesta, tai tuhoutumisesta.
12.3 Kaikki Palvelun sisältämä tieto on tarjottu “sellaisena kuin se on”. Tällainen tieto voi olla Asiakkaan käyttämien kolmansien osapuolien palveluiden tarjoamaa eikä Toimittajalla ole keinoja varmentaa tai tarkastaa tällaista tietoa. Toimittaja ei ole miltään osin vastuussa Palvelun sisältämän tai sen kautta välitetyn tiedon paikkansapitävyydestä, oikeellisuudesta, laadusta, virheettömyydestä tai kattavuudesta ja Asiakas käyttää tällaista tietoa yksin omalla vastuullaan.
12.4 Tässä kohdassa 12 sovitut vastuurajoitukset eivät koske vahinkoa, joka on aiheutettu tahallisella teolla tai törkeällä huolimattomuudella, eivätkä kohtaan 8 (Vastuu immateriaalioikeuksien loukkauksesta) tai 11 (Luottamuksellisuus) perustuvaa vastuuta.
13.1 Toimittajalla on oikeus käyttää alihankkijoita tämän Sopimuksen mukaisten velvoitteidensa suorittamiseen. Toimittaja vastaa alihankkijansa toiminnasta tai laiminlyönnistä kuin omastaan.
13.2 Toimittajalla on oikeus käyttää tietoa Yritysasiakkaan kanssa olevasta asiakassuhteesta omassa myynti- ja markkinointitoiminnassaan kuten esimerkiksi lisäämällä Yritysasiakkaan nimi ja logo Verkkosivuille.
13.3 Kumpikaan Sopijapuoli ei vastaa viivästyksestä tai sellaisesta suoritusvelvollisuuden täyttämättä jättämisestä tai vahingosta, joka aiheutuu Sopijapuolen kohtuullisen vaikutusvallan ulkopuolella olevasta ylivoimaisesta esteestä, jota Sopijapuolen ei voi kohtuudella edellyttää ottaneen huomioon Sopimuksen tekohetkellä ja jonka seurauksia Sopijapuoli ei myöskään kohtuudella olisi voinut välttää tai voittaa. Esimerkiksi häiriöt julkisissa viestintäverkoissa tai sähkönjakelussa katsotaan tällaiseksi ylivoimaiseksi esteeksi. Lakko, työsulku ja muut työtaistelutoimenpiteet katsotaan ylivoimaiseksi esteeksi myös silloin kun Sopijapuoli on itse sen kohteena tai siihen osallisena. Alihankkijan kohtaama ylivoimainen este katsotaan myös Sopijapuolen ylivoimaiseksi esteeksi, jos alihankinnan kohteena olevaa työtä ei voida hankkia toisesta lähteestä ilman kohtuuttomia kustannuksia tai olennaista viivästystä. Sopijapuolen on ilmoitettava viipymättä kirjallisesti toiselle Sopijapuolelle ylivoimaisesta esteestä ja esteen lakkaamisesta.
13.4 Sopijapuolella ei ole oikeuttaa siirtää tai luovuttaa Sopimukseen perustuvia oikeuksiaan, etujaan tai velvoitteitaan ilman toisen Sopijapuolen kirjallista ennakkoon annettua suostumusta, jota ei saa perusteetta evätä tai lykätä. Toimittajalla on kuitenkin oikeus siirtää Sopimus konserniyhtiölleen taikka kolmannelle osapuolelle koko liiketoimintaa tai sen merkittävää osaa koskevan liiketoimintakaupan tai -siirron yhteydessä.
13.5 Toimittajalla on oikeus harkintansa mukaan muuttaa näitä Käyttöehtoja. Toimittajan tulee ilmoittaa Asiakkaalle tällaisesta muutoksesta vähintään kolmekymmentä (30) päivää etukäteen. Jos Asiakas ei hyväksy muutettuja ehtoja, Asiakkaalla on oikeus irtisanoa Sopimus päättymään muutoksen voimaantulopäivänä ilmoittamalla asiasta kirjallisesti Toimittajalle.
13.6 Sopimusehdot, jotka luonteensa puolesta tai muuten on kohtuudella katsottava tarkoitetun jäävän voimaan Sopimuksen voimassaolon jälkeen, jäävät voimaan Sopimuksen päättymisestä huolimatta.
14.1 Sopimus on voimassa toistaiseksi. Sopijapuoli voi irtisanoa Sopimuksen päättymään käynnissä olevan laskutuskauden loppuun mennessä ilmoittamalla asiasta kirjallisesti toiselle Sopijapuolelle ennen sanotun laskutuskauden päättymistä.
14.2 Sopijapuoli voi purkaa Sopimuksen toiselle Sopijapuolelle lähetetyllä kirjallisella ilmoituksella silloin kun:
14.2.1 toinen Sopijapuoli tulee maksukyvyttömäksi taikka hakee tai asetetaan konkurssiin, selvitystilaan tai yritysjärjestelyyn tai muuten lopettaa liiketoimintansa; tai
14.2.2 toinen Sopijapuoli on olennaisesti rikkonut Sopimuksen ehtoja eikä (jos rikkomus on luonteeltaan sellainen, että se on korjattavissa) ole korjannut rikkomustaan kolmenkymmenen (30) päivän kuluessa sopimusrikkomuksen yksilöivän purku-uhkaisen ilmoituksen vastaanottamisesta.
15.1 Sopimukseen sovelletaan Suomen lakia, lukuun ottamatta sen lainvalintaa koskevia säännöksiä.
15.2 Sopimuksesta aiheutuvat erimielisyydet ja riidat ratkaistaan lopullisesti välitysmenettelyssä Keskuskauppakamarin välitysmenettelysääntöjen mukaisesti. Välitysoikeus on yksijäseninen. Välitysmenettelyn paikka on Helsinki, Suomi ja välitysmenettelyn kieli on suomi.
15.3 Kohdasta 15.2 huolimatta Toimittajalla on oikeus esittää maksamattomia maksuja koskeva vaatimus yleisessä tuomioistuimessa.
1.1 Tämä henkilötietojen käsittelysopimus (”Käsittelysopimus”) on Sopijapuolten välisen Repdek -palvelua koskevan Sopimuksen liite. Tämä Käsittelysopimus kattaa kaiken henkilötietojen käsittelyn, joka tapahtuu Sopimuksen alla ja Sopimukseen liittyen.
1.2 Tähän Käsittelysopimukseen sovelletaan Sopimuksen ehtoja ja määritelmiä siltä osin kuin niistä ei ole tässä Käsittelysopimuksessa erikseen poikettu.
2.1 Tässä Käsittelysopimuksessa käytetyillä termeillä on se merkitys, joka niille on annettu Euroopan unionin yleisessä tietosuoja-asetuksessa (679/2016) ja soveltuvassa kansallisessa tietosuojalainsäädännössä.
2.2 ”Tietosuojalainsäädäntö” tarkoittaa Euroopan unionin yleistä tietosuoja-asetusta (679/2016) ja muita soveltuvia kansallisia tietosuojasäännöksiä sekä tietosuojaviranomaisten määräyksiä ja ohjeita.
2.3 “Palvelu” tarkoittaa Sopimuksessa yksilöityä palvelua, jota käsittelijä toimittaa Sopimuksen mukaisesti rekisterinpitäjälle.
3.1 Tämän Käsittelysopimuksen piiriin kuuluvien henkilötietojen osalta Asiakas on rekisterinpitäjä j3.1 Tämän Käsittelysopimuksen piiriin kuuluvien henkilötietojen osalta Asiakas on rekisterinpitäjä ja Toimittaja on käsittelijä.
Luonne ja tarkoitus
4.1 Käsittelijä käsittelee rekisterinpitäjän henkilötietoja toimittaakseen Palvelua Sopimuksen mukaisesti.
Käsittelyn kohde ja kesto
4.2 Käsittelijä käsittelee rekisterinpitäjän keräämiä henkilötietoja siinä laajuudessa kuin käsittely on tarpeellista edellä määriteltyyn tarkoitukseen. Käsittelijä käsittelee henkilötietoja niin kauan kuin rekisterinpitäjän ja käsittelijän välinen Sopimus on voimassa. Sopimuksen päättyessä mistä tahansa syystä käsittelijä lopettaa henkilötietojen käsittelyn ja rekisterinpitäjän valinnan mukaan joko tuhoaa henkilötiedot tai palauttaa ne rekisterinpitäjälle.
Henkilötietojen tyyppi ja rekisteröityjen ryhmät
4.3 Rekisteröityjen ryhmät voivat sisältää rekisterinpitäjän, sen asiakkaan tai sen potentiaalisen asiakkaan yhteyshenkilöitä, työntekijöitä, sekä rekisterinpitäjän palveluksessa olevien henkilöiden tietoja siinä laajuudessa, minkä rekisterinpitäjä määrittää ja päättää.
4.4 Henkilötietotyypit sisältävät henkilötiedot, joita rekisterinpitäjä välittää, tallentaa, lähettää tai vastaanottaa Palvelun kautta, kuten esimerkiksi nimi, yhteystiedot, tehtävänimike ja muut rekisteröidyn ominaisuudet siinä laajuudessa kuin rekisterinpitäjä päättää.
5.1 Rekisterinpitäjän on tehtävä kaikki tarvittavat toimenpiteet varmistaakseen, että sen toiminta on kaikilta osin Tietosuojalainsäädännön mukaista silloin, kun rekisterinpitäjä teettää henkilötietojen käsittelyä Käsittelijällä.5.1 Rekisterinpitäjän on tehtävä kaikki tarvittavat toimenpiteet varmistaakseen, että sen toiminta on kaikilta osin Tietosuojalainsäädännön mukaista silloin, kun rekisterinpitäjä teettää henkilötietojen käsittelyä Käsittelijällä.
5.2 Käsittelijä käsittelee henkilötietoja rekisterinpitäjän sitovien kirjallisten ohjeiden mukaisesti, mitkä ohjeet on annettu tässä Käsittelysopimuksessa.
5.3 Rekisterinpitäjä on vastuussa siitä, että sillä on kaikki tarvittavat oikeudet, suostumukset ja sopimukset henkilötietojen käsittelemiseksi tämän Käsittelysopimuksen mukaisesti. Rekisterinpitäjä on vastuussa henkilötietojen käsittelyn dokumentoinnista. Rekisterinpitäjä on vastuussa käsittelijälle toimittamiensa henkilötietojen ajantasaisuudesta ja oikeellisuudesta. Rekisterinpitäjä on myös vastuussa viestinnästä ja tarvittavien ilmoitusten toimittamisesta tietosuojaviranomaisille. Rekisterinpitäjän vastuulla on tarvittavien tietosuojaselosteiden laatiminen ja niiden toimittaminen rekisteröidyille.
6.1 Käsittelijän tulee käsitellä henkilötietoja Tietosuojalainsäädännön, Sopimuksen ja rekisterinpitäjän sitovien kirjallisten ohjeiden mukaisesti. Käsittelijä ilmoittaa viipymättä rekisterinpitäjälle, jos käsittelijä katsoo rekisterinpitäjän ohjeiden olevan Tietosuojalainsäädännön vastaisia.
6.2 Käsittelijä pitää rekisterinpitäjän henkilötiedot luottamuksellisina, ei luovuta niitä kolmansille osapuolille eikä käytä niitä millään muulla tavalla Sopimuksen vastaisesti. Käsittelijän tulee myös varmistaa, että henkilötietoja käsittelevät vain käsittelyyn oikeutetut henkilöt, jotka ovat sitoutuneet salassapitoon tai joita koskee lakisääteinen salassapitovelvollisuus.
6.3 Käsittelijä toteuttaa kaikki tarvittavat asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojen luvattoman tai laittoman käsittelyn torjumiseksi ja ehkäisemiseksi sekä henkilötietojen suojaamiseksi tahatonta katoamista, muuttumista, tuhoutumista tai vahingoittumista vastaan. Palvelun käyttöönoton yhteydessä huomioidaan henkilötietojen arkaluonteisuus sekä käytettävissä olevien teknisten keinojen kustannukset suhteessa henkilötietojen käsittelyyn sisältyviin erityisiin riskeihin. Rekisterinpitäjän tulee ilmoittaa käsittelijälle kaikista henkilötietoihin liittyvistä seikoista, jotka voivat vaikuttaa tämän Käsittelysopimuksen alla vaadittaviin teknisiin ja organisatorisiin toimenpiteisiin. Tällaiset seikat voivat olla esimerkiksi erilaisia riskianalyysejä, tiedot henkilötietotyypeistä ja arkaluonteisuudesta sekä erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvasta tiedosta.
6.4 Käsittelijä avustaa rekisterinpitäjää asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä, siinä laajuudessa kuin tämä on mahdollista, täyttämään rekisterinpitäjän velvollisuuden vastata ja täyttää rekisteröityjen oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt.
6.5 Käsittelijä auttaa rekisterinpitäjää varmistamaan, että tietosuoja-asetuksen 32–36 artikloissa säädettyjä velvollisuuksia (käsittelyn turvallisuus, tietoturvaloukkauksien käsittely, tietosuojaa koskeva vaikutustenarviointi ja osallistuminen valvontaviranomaisen ennakkokuulemismenettelyyn) noudatetaan.
6.6 Käsittelijän tulee toimittaa rekisterinpitäjälle kaikki tiedot, jotka ovat tarpeen rekisterinpitäjän velvollisuuksien noudattamisen osoittamista varten.
6.7 Käsittelijän tulee ilmoittaa rekisterinpitäjälle viipymättä kaikista rekisteröityjen ja tietosuojaviranomaisten rekisterinpitäjän henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä vaatimuksista ja tiedusteluista. Käsittelijällä ei ole velvollisuutta edustaa rekisterinpitäjää tai toimia rekisterinpitäjän puolesta tietosuojasuojaviranomaisten suuntaan.
7.1 Käsittelijä ilmoittaa Rekisterinpitäjälle Palveluihin liittyvästä henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta viipymättä tultuaan siitä tietoiseksi.
7.2 Käsittelijä toimittaa Rekisterinpitäjälle viipymättä Rekisterinpitäjän pyynnöstä kaiken henkilötietojen tietoturvaloukkaukseen liittyvän olennaisen tiedon. Mikäli mahdollista, ilmoitukseen on liitettävä seuraavat tiedot:
a) kuvaus henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ja siihen johtaneista tekijöistä;
b) kuvaus henkilötietojen tietoturvaloukkauksen luonteesta ja mahdollisuuksien mukaan asianomaisten rekisteröityjen ryhmät ja arvioidut lukumäärät sekä henkilötietotyyppien ryhmät ja arvioidut lukumäärät;
c) kuvaus henkilötietojen tietoturvaloukkauksen todennäköisistä seurauksista; ja
d) kuvaus korjaavista toimenpiteistä, jotka käsittelijä on suorittanut tai suorittaa henkilötietojen tietoturvaloukkausten ehkäisemiseksi jatkossa, ja tarpeen vaatiessa, kuvaus käsittelijän suorittamista toimista henkilötietojen tietoturvaloukkauksen haittavaikutusten minimoimiseksi.
7.3 Käsittelijä tutkii kaikki henkilötietojen tietoturvaloukkauksen tapahtumiseen myötävaikuttaneet tekijät ja toteuttaa korjaavia toimenpiteitä minimoidakseen henkilötietojen tietoturvaloukkauksen haittavaikutukset ja ehkäistäkseen jatkossa henkilötietojen tietoturvaloukkaukset. Käsittelijä dokumentoi tämän prosessin ja raportoi löydökset ja suoritetut toimenpiteet rekisterinpitäjälle.
8.1 Rekisterinpitäjällä on oikeus omalla kustannuksellaan auditoida käsittelijän ja sen alikäsittelijöiden tämän Käsittelysopimuksen mukainen toiminta. Jollei muuta sovita, auditoinnin suorittaa rekisterinpitäjän valitsema riippumaton asiantuntija.
8.2 Rekisterinpitäjän tulee ilmoittaa käsittelijälle auditoinnista vähintään kaksi (2) viikkoa etukäteen. Rekisterinpitäjä ja käsittelijä sopivat etukäteen auditoinnin sisällöstä ja ajasta etukäteen ja vähintään kaksi (2) viikkoa ennen auditointia. Auditoijan tulee tehdä kirjallinen salassapitositoumus ennen auditoinnin alkua.
8.3 Auditointi on suoritettava tavalla, joka ei merkittävästi haittaa käsittelijän tai sen alihankkijoiden palveluiden toimitusta eikä haittaa heidän velvoitteidensa suorittamista kolmansia kohtaan.
8.4 Käsittelijä ja rekisterinpitäjä vastaavat omista auditointiin liittyvistä kustannuksistaan.
9.1 Käsittelijällä on oikeus siirtää henkilötietoja vapaasti Euroopan Unionin ja Euroopan talousalueen sisällä. Rekisterinpitäjällä on oikeus saada milloin tahansa pyynnöstä tieto rekisterinpitäjän henkilötietojen tallennuspaikasta.
9.2 Käsittelijä ei siirrä rekisterinpitäjän henkilötietoja Euroopan talousalueen ulkopuolelle ilman rekisterinpitäjän kirjallista ennakkohyväksyntää.
10.1 Rekisterinpitäjä antaa käsittelijälle yleisen ennakkohyväksynnän käyttää Euroopan talousalueella sijaitsevia alikäsittelijöitä. Käsittelijä on sopinut tällaisesta henkilötietojen käsittelystä kunkin alikäsittelijän kanssa kirjallisesti siten, että alikäsittelijä sitovat vähintään samantasoiset henkilötietojen käsittelyn rajoitukset kuin mitä käsittelijälle on asetettu tässä Käsittelysopimuksessa.
10.2 Rekisterinpitäjällä on oikeus saada tieto käsittelijän kulloinkin käyttämistä alikäsittelijöistä ja käytettyjen alikäsittelijöiden muutoksista.
11.1 Sopimuksen voimassaoloaikana rekisterinpitäjä on vastuussa käsittelemiensä henkilötietojen ylläpitämisestä ja tarpeettomien henkilötietojen poistamisesta. Sopimuksen voimassaoloaikana käsittelijä ei saa muuttaa tai poistaa henkilötietoja muuten kuin Sopimuksessa kuvatulla tavalla ilman rekisterinpitäjän nimenomaista pyyntöä.
11.2 Sopimuksen päättyessä mistä tahansa syystä käsittelijä poistaa henkilötiedot. Käsittelijällä on oikeus säilyttää henkilötietoja sopimuksen päättymisen jälkeen, jos soveltuvassa pakottavassa lainsäädännössä näin vaaditaan.
12.1 Käsittelijä pitää rekisterinpitäjän saatavilla selosteen käsittelytoimista.
13.1 Tähän Käsittelysopimukseen sovelletaan Sopimuksessa sovittua vastuunrajoitusta.
14.1 Tämä Käsittelysopimus tulee voimaan, kun Sopimus tulee voimaan ja on voimassa niin kauan kuin Sopimus on voimassa.
14.2 Jos Sopijapuolilla on velvollisuuksia, joiden on tarkoitettu olevan voimassa Sopimuksen ja tämän Käsittelysopimuksen päättymisen jälkeenkin, tällaisten velvollisuuksien voimassaolo jatkuu myös tämän Käsittelysopimuksen päättymisen jälkeen.
15.1 Käsittelysopimukseen sovelletaan Suomen lakia, lukuun ottamatta sen lainvalintaa koskevia säännöksiä.
15.2 Riidanratkaisun osalta sovelletaan, mitä Sopimuksessa on sovittu.